Rakennustöiden tarjouspyyntöohje

1. Kerro perustiedot ja haluttu lopputulos

Kirjoita kohteen nimi ja osoite, rakennuksen tai tilan käyttötarkoitus sekä lyhyt kuvaus nykytilanteesta. Nimeä tilaaja ja henkilö, jonka kanssa aineistoa täydennetään. Kuvaa tavoite: mitä korjataan, muutetaan, rakennetaan tai laajennetaan?

Kerro, haetaanko pääurakoitsijaa, projektinjohtourakoitsijaa vai rajatun aliurakan toteuttajaa. Jos malli on avoin, kuvaa tarvittava apu omin sanoin. Tieto keskeneräisestä valmistelusta on hyödyllisempi kuin epävarman ratkaisun esittäminen päätettynä.

2. Kuvaa urakkasisältö ja rajat

• Päätyöt, työvaiheet ja mahdolliset määrät siinä tarkkuudessa kuin ne tunnetaan.
• Urakoitsijalta odotettavat materiaalit, hankinnat ja työnjohto.
• Tilaajan hankkimat tuotteet, suunnitelmat ja erillisurakat.
• Purkujen, suojausten, jätehuollon, siivouksen ja viimeistelyn vastuut.
• Liittyminen sähkö-, LVI- ja muihin töihin sekä rakennuksen käyttöön.

Merkitse sekä mukana olevat että pois rajatut työt. Jos hankkeessa on monta toteuttajaa, urakkarajaliite auttaa esittämään osapuolten tehtävät. Erityisesti materiaalin hankinta, vastaanotto, varastointi ja asennus kannattaa käsitellä yhtenä ketjuna.

Lisää rajauksista sivulla sopimus ja urakkarajat.

3. Kuvaa ajankohdat ja kohteen käyttö

Kerro toivottu aloitus, valmistuminen ja käyttöönotto. Tuo esiin jo päätetyt riippuvuudet, kuten muutto, toiminnan avaus tai muiden urakoiden työvaiheet. Erota aikataulutoiveet niistä päivämääristä, joihin hankkeen täytyy sopeutua.

Käytössä olevassa rakennuksessa tarvitaan tietoa käyttäjistä, kulkureiteistä, työalueiden erottamisesta ja toiminnan mahdollisista katkoista. Liitä vaiheistussuunnitelma, jos sellainen on laadittu. Kerro myös tiedossa olevista meluun, pölyyn, toimituksiin tai turvallisuuteen liittyvistä reunaehdoista.

4. Liitä aineisto, joka auttaa ymmärtämään työn

Piirustukset ja työselostukset

Liitä työn kannalta olennaiset pohjat, leikkaukset, julkisivut, rakennekuvat ja yksityiskohtaiset suunnitelmat. Työselostus tai kirjallinen työn kuvaus täydentää piirustuksia materiaaleilla, laatutavoitteilla ja rajauksilla. Kerro, mitkä asiakirjat ovat ajantasaisia ja mitkä vasta luonnoksia.

Nykytilanteen kuvat

Valokuvat ja tarvittaessa videot auttavat hahmottamaan korjaus- tai muutostyön kohdetta. Kuvaa kokonaisuus, liittyvät rakenteet sekä työn kannalta olennaiset yksityiskohdat. Kuva täydentää suunnitelmaa, mutta kaikkia rakenteiden tietoja ei voi päätellä siitä.

Tutkimukset ja aiemmat selvitykset

Toimita saatavilla olevat kunto-, kosteus-, haitta-aine- ja rakenneselvitykset silloin, kun ne liittyvät työhön. Myös suunnittelijan, valvojan tai rakennuttajakonsultin olennaiset muistiot voivat selventää lähtötilannetta. Kerro, jos jokin tarvittava selvitys on vielä tulossa.

Aikataulu ja urakkarajat

Liitä työvaiheiden aikataulu, vaiheistus ja urakkarajaliite, jos ne on laadittu. Rakennusliikkeen aliurakkakyselyssä myös määräluettelo sekä materiaalien ja työmaapalveluiden vastuunjako ovat hyödyllisiä.

5. Voit koota viestin tällä rungolla

• Tilaaja ja yhteyshenkilö: yritys tai taloyhtiö, nimi, puhelin ja sähköposti.
• Kohde: osoite, rakennus tai tila ja nykyinen käyttötarkoitus.
• Tavoite: mitä halutaan saada valmiiksi ja miksi.
• Työn sisältö: päätyöt, rajaukset, hankintavastuut ja haettu urakoitsijarooli.
• Aikataulu: aloitus, valmistuminen, käyttöönotto ja vaiheistus.
• Olosuhteet: käyttäjät, kulku, suojaukset ja muut tiedossa olevat rajoitteet.
• Liitteet: luettelo suunnitelmista, kuvista ja selvityksistä.
• Avoimet asiat: puuttuva aineisto ja kysymykset, joihin toivot tarkennusta.

Kun vertailet useita tarjoajia, käytä samaa lähtöaineistoa ja välitä tarjousvaiheen olennaiset tarkennukset kaikille. Tarjouspyynnön ja saatujen tarjousten sisältöä on helpompi verrata, kun asiakirjat ja niiden päivitykset ovat tunnistettavissa.

Entä jos suunnitelmat ovat vielä kesken?

Voit aloittaa lyhyellä hankekuvauksella. Lähetä olemassa oleva aineisto ja kerro, mitä on selvitetty ja mitä vasta suunnitellaan. Onni Rakennus käy kanssasi läpi, mitä tietoja tarvitaan seuraavaksi ja edetäänkö tarjousvaiheeseen vai ensin urakan valmisteluun.

Aineiston laajuus sovitetaan työhön. Rajattu aliurakka tarvitsee erilaisen lähtöaineiston kuin koko kiinteistön korjaushanke. Tarkoitus on tehdä toteutettava työ ymmärrettäväksi ja tunnistaa avoimet asiat ennen sopimista.